Bouw Effectieve Budgetmodellen

Edgar de Wit

We zien vaak budgetten die proberen de toekomst in detail te voorspellen zonder zich te richten op de kern van de bedrijfsvoering en zonder duidelijke doelen en acties als resultaat. Dit leidt vaak tot niets meer dan toekomstvoorspellingen zonder grip op het stuur.

Wat is een effectief budgetmodel?

We hebben honderden klanten geholpen in de afgelopen jaren en geleerd dat het volgende stappenplan veel voordelen biedt:

Herzie je strategie

Elk bedrijf, groot of klein, moet weten waarom het bestaat en wat het wil bereiken. Een strategie beschrijft HOE je dat wilt doen.

Of je nu een formeel strategisch plan hebt of niet, het is de moeite waard om elk jaar je strategie te herzien en je langetermijndoelstellingen bij te werken. Geen enkele markt of onderneming is statisch; dingen veranderen voortdurend. Dit kan leiden tot nieuwe kansen, markten of bedreigingen voor je bedrijf.

Stel je bedrijfsdoelen vast

Met je bijgewerkte strategie in gedachten, wat zijn je doelen voor het komende jaar? Welke acties moet je ondernemen, hoe worden deze gefinancierd, en wat zijn de verwachte resultaten? Deze kritieke factoren moeten worden opgenomen in je volgende budget.

Bepaal wat je omzet drijft

Elke onderneming heeft onderliggende mechanismen in haar omzet. Producthoeveelheden, uren, kilo’s of liters: wat zijn de producten of diensten waarop je omzet is gebaseerd? Hoe zullen prijzen en kosten zich naar verwachting ontwikkelen in het komende jaar? Zorg ervoor dat je dit in je model verwerkt, zodat je budget inzicht geeft in alle aannames, acties en verwachtingen.

Door omzet te budgetteren op basis van volume en prijs krijg je veel meer inzicht (en duidelijke acties) dan simpelweg een x%-toename op de omzet van vorig jaar toe te passen. Bovendien is de variantierapportage volgend jaar veel waardevoller als je de onderliggende oorzaken van verschillen kunt zien.

Begrijp je kosten

Analyseer je kostenposten en bepaal in hoeverre ze variabel zijn ten opzichte van de omzet of vast, en hoe je het gedrag van elke kostenpost kunt beïnvloeden. Net als bij de omzet kunnen bepaalde kostenposten ook een volume-prijsmechanisme hebben. Verwerk dit in je model. Hoe meer onderliggende mechanismen je identificeert, hoe meer acties en aannames je in je budget kunt opnemen.

Plan je kapitaaluitgaven

Kapitaaluitgaven hebben betrekking op het aanschaffen of afstoten van activa voor je bedrijf om je strategie en bedrijfsdoelen te realiseren. Bepaal de actiepunten voor de komende begrotingsperiode en hoe deze het beste kunnen worden gefinancierd (bijvoorbeeld uit eigen middelen, met geleend kapitaal, of via lease).

Optimaliseer je rekeningschema

Als bovenstaande stappen zijn uitgevoerd, zorg er dan voor dat je boekhouding de huidige staat van je bedrijf weerspiegelt – niet die van jaren geleden, maar van volgend jaar. Verwijder verouderde rekeningen, zorg dat je rekeningen een duidelijke functie hebben en je kernactiviteiten goed weerspiegelen. We schreven een ander blogartikel over het optimaliseren van je rekeningschema.

Delegeer en geef verantwoordelijkheid

De beste budgetten worden gedragen door de hele organisatie en niet van bovenaf opgelegd. Verantwoordelijkheid, eigenaarschap en mandaat gaan hand in hand. Analyseer je organisatie en bepaal hoe het budget kan worden opgesplitst in kleinere delen. Kan elke locatie of afdeling bijvoorbeeld haar eigen activiteiten budgetteren? Kan je omzet opdelen in regio’s, verkoopteams of productgroepen? Mensen voelen zich veel meer betrokken als ze deel uitmaken van het proces. Met een goed hulpmiddel zoals XLReporting is het beheren van het proces en de consolidatie van meerdere budgetinzendingen eenvoudig.

Breng alles samen

Bouw een model dat alle onderliggende mechanismen en aannames duidelijk beschrijft. XLReporting stelt je in staat om aparte budgetmodellen te maken voor elk deel van je budget. Zo kan je verkoopteam werken in een model dat specifiek gericht is op hun onderdeel van het bedrijf, terwijl het marketingteam een eigen model heeft. Ook de HR-afdeling kan haar eigen model gebruiken om personeelsplanning voor de hele organisatie te maken. Deze modulaire aanpak maakt het proces eenvoudiger voor iedereen. XLReporting zorgt voor de workflow en consolidatie.

Projecteer je cashflow

Bij het bouwen van de modellen voor omzet en kosten is het belangrijk om rekening te houden met de cashflow, een van de belangrijkste factoren in elk bedrijf. Zorg ervoor dat je budgetmodellen voldoende detail bevatten, zodat je een duidelijk onderscheid kunt maken tussen cash- en niet-cashresultaten.

Conclusie

Begin met je strategie, werk door in je doelen, identificeer je bedrijfsdrijfveren, delegeer en geef verantwoordelijkheid, en maak het proces modulair. In plaats van te worstelen met spreadsheets, je kan XLReporting gebruiken om het hele proces te beheren. Workflow, gegevensinvoer, controle en consolidatie – alles kan in één centraal systeem worden uitgevoerd.

Zoek een blog

Home |