Integreer Xero met je rapportage en budgettering: een praktische gids

Edgar de Wit

---

In welke branche je ook actief bent, of hoe groot je bedrijf ook is, financiële rapportage en budgettering zijn onmisbaar. De financiële afdeling zorgt dagelijks met precisie voor correcte gegevens en houdt projectadministraties up-to-date voor de maandelijkse rapportages.

Het gebruik van boekhoudsoftware, met name Xero, is daarbij essentieel. Xero is al jaren een van de populairste oplossingen voor kleine en middelgrote ondernemingen. Met iedere update worden de rapportagemogelijkheden beter. Daarnaast beschikt Xero over een uitgebreide app-community, waardoor je eenvoudig verschillende processen met het platform kunt integreren.

Deze gids helpt je om Xero stap voor stap om te vormen tot een krachtig hulpmiddel voor rapportage en budgettering.

Waarom Xero koppelen aan een rapportage- en forecastingtool?

Xero biedt uitstekende boekhoudfunctionaliteit, maar mist op het gebied van consolidatie, budgettering, rapportage op tracking categories en gebruikersautorisatie. Door Xero te koppelen aan een rapportage- en forecastingoplossing, kun je deze tekortkomingen overwinnen en diepgaande inzichten verkrijgen in je financiële gegevens.

Stap 1: Begin bij de basis – het rekeningschema

Effectieve financiële rapportage begint met een solide rekeningschema. Hoewel dit voor een financial controller vanzelfsprekend lijkt, benutten veel organisaties deze structuur niet optimaal. Een goed ingericht rekeningschema zorgt ervoor dat rapportages automatisch en gestructureerd gegenereerd kunnen worden.

Xero biedt flexibiliteit om gepersonaliseerde rapporten te maken. Toch zijn er nadelen: je moet rapporten dupliceren of loopt risico op het kwijtraken van je opmaak. Bovendien geldt dit per administratie — bij meerdere administraties moet je het werk herhalen.

Door een rapportagetool te koppelen, zoals XLReporting, worden je rapporten automatisch ingedeeld volgens je Xero-rekeningschema. Dit resulteert in overzichtelijke balansen en winst-en-verliesrekeningen.

Waar begin je?

1. Open Xero en ga naar het tabblad Accounting → Chart of Accounts.
2. Klik op All Accounts.
3. Bekijk elke rekening en controleer:
• Account Type: wordt gebruikt voor mapping in rapportages.
• Code: zorgt voor automatische sortering van rekeningen.
• Description: houd het kort en duidelijk.
4. Sla je wijzigingen op en herhaal dit voor alle rekeningen.

Een goed ingericht rekeningschema is een cruciale eerste stap. Lees er meer over in ons artikel met best practices.

Stap 2: Koppel Xero aan je tools

Tijd om je Xero-administratie te koppelen aan een rapportagetool. Dit kan via de Xero App Store, binnen de categorie Reporting, waar meer dan 100 apps beschikbaar zijn.

We gebruiken als voorbeeld onze eigen XLReporting-app. De meeste apps werken vergelijkbaar, maar de mogelijkheden verschillen sterk.

Klik op Get This App of ga direct naar: https://www.xlreporting.com/signup Na registratie kun je je Xero-administratie koppelen aan de app.

Met XLReporting worden naast de saldibalans ook tracking categories geïmporteerd. En dat kan voor meerdere Xero-administraties tegelijk. De app importeert, valideert en consolideert je saldibalans, rekeningschema en organisatiestructuur automatisch in één stap.

Stap 3: Verbeter je financiële rapportages

Afhankelijk van de gekozen app beschik je over dashboards of uitgebreide analyses van winst, verlies, balans, opbrengsten en kosten.

Sommige apps bieden zelfs de mogelijkheid om een PDF-rapport te genereren met inhoudsopgave, paginanummers, KPI’s en notitieruimte — klaar om af te drukken of te delen.

Let goed op welke app je kiest: een verkeerde keuze betekent alsnog handmatige rapportage.

XLReporting biedt al deze mogelijkheden, volledig geïntegreerd met je Xero-data.

Stap 4: Versnel je budgettering en forecasting

Zodra je administratie staat, is het tijd om vooruit te kijken. Forecasting is essentieel om plannen te baseren op actuele cijfers. De meeste apps in de Xero App Store bieden slechts budgettering op rekeningsniveau — vaak onvoldoende.

In zulke gevallen ben je alsnog afhankelijk van Excel en handmatige import.

Kies daarom een app die detailbudgettering mogelijk maakt, bijvoorbeeld op omzet, personeel of kostenplaatsen.

XLReporting ondersteunt zowel forecasting op hoofdlijnen als in detail.

Stap 5: Gebruik tracking categories optimaal

Tracking categories in Xero maken het mogelijk om kosten en opbrengsten toe te wijzen aan afdelingen, projecten of kostendragers. Ideaal voor organisaties met meerdere dimensies.

Let erop dat je app deze tracking categories ondersteunt — en dat je op elk rapportniveau kunt filteren per categorie.

XLReporting maakt dit mogelijk: of je nu een winst-en-verliesrekening per administratie of geconsolideerd wilt, inclusief filters per tracking category.

Conclusie

Met deze vijf stappen transformeer je Xero tot een krachtige oplossing voor rapportage en forecasting. Je bespaart tijd, voorkomt fouten en krijgt beter inzicht in je cijfers.

Dankzij de gebruiksvriendelijke interface en slimme functies is Xero in combinatie met een tool zoals XLReporting een echte gamechanger voor moderne financiële teams.

Wacht niet langer — begin vandaag nog en ervaar het verschil. Veel succes met rapporteren!

Zoek een blog

Home | 

Op onderwerp | Op titel | Op auteur | Op datum