Combineer je PowerBI nog met Excel voor je managementrapportages?

Edgar de Wit

Waarschijnlijk ben je op deze blog beland omdat je, net als vele andere organisaties, de afgelopen jaren hebt geïnvesteerd in PowerBI en vergelijkbare BI-oplossingen. Het idee was simpel: een moderne tool die alle cijfers visualiseert in dashboards en KPI-overzichten. In theorie geweldig, maar in de praktijk komt er vaak toch meer bij kijken.

De realiteit: dashboards zijn niet genoeg

Ja, PowerBI is inderdaad uitstekend is voor datavisualisatie, echter, veel organisaties belanden bij ons omdat ze beperkingen ervaren wanneer ze meer nodig hebben dan mooie dashboards.

Een grote uitdaging is de complexe setup en de afhankelijkheid van externe factoren. Klinkt bekend? Het implementeren van tools zoals PowerBI vereist vaak externe specialisten, technische expertise en een complexe datastructuur. Organisaties verwachten een intuïtieve oplossing, maar worden uiteindelijk geconfronteerd met een sterke afhankelijkheid van externe ondersteuning.

Bovendien zijn de meeste tools ontworpen voor datavisualisatie, prima voor een snelle scan 's ochtends tijdens je eerste kop koffie een idee te krijgen van de stand van zaken, maar niet om uitgebreide managementrapportages te genereren zoals stakeholders en investeerders verwachten. Dit zorgt ervoor dat veel bedrijven alsnog terugvallen op Excel om hun rapportages samen te stellen.

Een andere beperking is dat forecasting en planning vrijwel altijd in Excel plaatsvinden. BI-tools zijn vooral gericht op het analyseren van historische data en het tonen van dashboards, maar scenarioanalyses en financiële planning zijn helaas een brug te ver. Hierdoor wordt Excel nog steeds gebruikt voor deze cruciale processen.

Het gevolg: data verspreid over meerdere tools

En voor je het weet heb je dus weer je hele scherm vol met open tabs en ben je weer de halve dag druk met copy/pasten: niet erg efficiënt en ook nog eens extreem foutgevoelig! Vanwege beperkingen over de hele linie werken organisaties vaak met meerdere systemen voor hun financiële rapportage en planning. In een notendop: PowerBI wordt gebruikt voor dashboards en KPI’s, Excel voor forecasting en managementrapportages, en ERP- of accountingsoftware als bron. Efficiënt? Nee. Foutgevoelig? Ja.

Deze versnippering brengt risico's met zich mee. Data wordt op meerdere locaties opgeslagen, wat leidt tot inconsistenties en verouderde informatie. Er zijn meer handmatige handelingen nodig, waardoor de kans op fouten toeneemt. Bovendien is er geen single source of truth, waardoor afstemming tussen afdelingen lastiger wordt.

XLReporting: alles in één platform

Bij XLReporting hebben we het allemaal meegemaakt. Onze boodschap is dat organisaties geen compromis hoeven te maken tussen visualisatie, rapportage en planning. Met onze oplossing kunnen organisaties data direct koppelen aan hun bronnen zonder complexe setup. Onze tool creëert zowel managementrapportages als dashboards binnen één tool, terwijl prognoses en planning worden gemaakt zonder afhankelijk te zijn van Excel. XLReporting werkt bijvoorbeeld met bestaande Power BI-oplossingen - we kunnen de XLReporting prognose- en planningstool koppelen aan PowerBI voor een dashboard met een overzicht van actuals versus budget. Wanneer we onze demo’s geven leidt dit onherroepelijk tot (meerdere!) a-ha! momenten.

Een ander groot voordeel van XLReporting is dat je volledige autorisatie hebt. Je kunt gebruikersaccounts aanmaken en toegang verlenen: Afdelingen, bedrijven, projecten etc. in- of uitsluiten. Maar ook rechten beheren zoals dashboards en rapporten bekijken en/of bewerken en budgetten aanmaken/bekijken/bewerken.

Door alles in één platform te combineren, ontstaat wél een single source of truth. Dit zorgt ervoor dat bedrijven altijd met actuele en betrouwbare data werken, zonder de risico’s van versnipperde informatie.

Genoeg stof tot nadenken dus, maar toch nog even die klap op die vuurpijl: Wanneer je al een Power BI-oplossing gebruikt, heb je het voordeel van een moeiteloze integratie met XLReporting. Met slechts een paar klikken kun je een veilige verbinding maken tussen XLReporting en Power BI. Deze integratie geeft je bestaande Power BI-dashboards meer gedetailleerde inzichten in je planning, budgettering en forecasting. Het stelt je in staat om eenvoudig in real-time actuals te vergelijken met budgetten, waardoor je een duidelijker financieel overzicht krijgt.

Wil je zien hoe XLReporting jouw rapportage en planning kan verbeteren? Plan een Discovery Call en ontdek zelf de voordelen.

Zoek een blog

Home |