Een Excel-sheet van $28 miljard: Waarom finance betere tools nodig heeft

Johan Smith

Onlangs bracht de NZ Herald een opmerkelijk verhaal naar buiten: Health NZ, verantwoordelijk voor miljarden aan zorguitgaven, beheerde een budget van 28 miljard NZ dollar met één enkele Excel spreadsheet. Het management van één van de grootste publieke organisaties in Nieuw-Zeeland draaide dus op .. één enkel Excel bestand.

Dat klinkt misschien als een grap, maar het is een realiteit die pijnlijk herkenbaar is voor veel finance teams. Want ondanks dat Excel een krachtige tool is, is het nooit ontworpen als platform voor enterprise reporting, forecasting of consolidatie, laat staan voor miljardenbudgetten.

En juist daar ligt het probleem.

De grenzen van Excel als management systeem

Laten we eerlijk zijn: we gebruiken Excel allemaal. En terecht. Het is flexibel, vertrouwd en krachtig. Maar zodra spreadsheets worden gebruikt als het centrale systeem voor het beheren van meerdere databronnen, vestigingen, valuta's en rapportagestructuren, ontstaan risico’s zoals:

• Foutgevoeligheid: Eén foutje in een formule of kopieeractie kan miljoenen aan data vervormen.
• Versiebeheer en -chaos: Welke versie is de juiste? Wie heeft wat aangepast, en wanneer?
• Beperkte controle en audittrail: Je ziet vaak niet wie welke wijziging heeft gemaakt, laat staan waarom.
• Geen schaalbaarheid: Naarmate je organisatie groeit, groeit Excel niet mee. Je bouwt steeds meer workarounds, maar geen structuur.
• Geen proces: Excel helpt niet bij het volgen van goede processen.

De zorgen die de Nieuw-Zeelandse accountant uitte over Health NZ zijn dan ook terecht. Het gaat niet alleen om een toolkeuze, maar om het vertrouwen in financiële sturing en verantwoording.

Wat als het anders kan?

Bij XLReporting lossen wij exact dit probleem op. Onze oplossing combineert de kracht van spreadsheets met de betrouwbaarheid van een professioneel rapportageplatform. Je behoudt de flexibiliteit van Excel, maar elimineert de risico’s:

• Gekoppeld aan je financiële administratie – Geen import/export meer. Alle gegevens zijn altijd actueel.
• Standaardisatie van rapportages – Eén bron van waarheid, geen "Q1-definitief-definitief-v7-concept.xlsx".
• Process-gestuurd - Garandeer dat de cijfers resulteren uit een goed proces, in plaats van ad-hoc data invoer.
• Toegangsbeheer en audit trail – Volledige controle over wie wat ziet en doet.
• Automatisering van consolidatie en forecasting – Minder handwerk, meer tijd voor analyse.

Van spreadsheet jungle naar betrouwbare inzichten

De casus van Health NZ is misschien een extreem voorbeeld, maar de onderliggende problemen zijn universeel. In veel organisaties, van mkb tot multinationals, zitten finance teams vast in tijdrovende, foutgevoelige Excel-processen. Niet omdat ze dat willen, maar omdat het alternatief vaak complex of duur lijkt.

Bij XLReporting laten we zien dat dat niet zo hoeft te zijn. Wij bieden een schaalbare oplossing die finance teams helpt om:

• Sneller te rapporteren
• Slimmer te forecasten
• Veiliger te werken

Zonder afscheid te nemen van het vertrouwde spreadsheetgevoel — maar dan wel met de controle en structuur die je nodig hebt als je verantwoordelijkheid draagt voor miljoenen (of miljarden) aan middelen.

Benieuwd hoe wij jouw finance team kunnen helpen groeien zonder Excel fouten?

Boek een demo om te leren wat dit voor jou kan betekenen.

Zoek een blog

Home |