Budgetteren buiten de gebaande paden

Petra Weisenborn

De financiering van onderwijs volgt voor het grootste deel vaste spelregels. Inkomsten zijn voornamelijk afhankelijk van soort en aantal leerlingen of studenten. Dat geldt voor basisbekostiging en aanvullende bekostiging, en ook voor de wisselende extra regelingen. Steeds wordt door overheidsinstanties precies aangegeven hoe een school zijn inkomsten kan afleiden uit het aantal leerlingen. En bouwen de grote leveranciers van standaard budget tools die spelregels in voor hun onderwijs gebruikers.

Een beetje vergelijkbaar met het onderwijs is de situatie waar een maatschappelijke organisatie de inkomsten op basis van WLZ en WMO kan berekenen op basis van cliënten en hun zorg indicaties. Ook hier volstaat een standaard budget tool waar jaarlijks nieuwe tarieven in worden verwerkt.

Wat nu als het onderwijs de gebaande paden verlaat? Als voorbeeld een ROC (afkorting van Regionaal Opleidingen Centrum), dat zelfs de drie letters ROC uit zijn naam verwijdert, omdat die niet meer passen bij de nieuwe koers die het wil inslaan. De horizon wordt verbreed, en er komen zelf vorm gegeven opleidingen en er komen samenwerkingen en subsidies. Waarbij de partners in een samenwerking samen zullen overeenkomen welke dienstverlening tegen welke vergoeding geleverd gaat worden.

Dat geldt ook voor maatschappelijke organisaties die meer op het sociale- dan het zorg vlak opereren, en waar gemeenten subsidies verstrekken aan samenwerkingsverbanden voor het bieden van ondersteuning aan hun wijkbewoners.

Hierdoor verandert de manier van administratie, omdat er dan per subsidie een project aangemaakt waarop inkomsten en benodigde personele inzet worden vastgelegd.

Bij de budgettering voor het komende jaar moeten zowel lopende subsidieprojecten als nieuwe, toekomstige subsidies in de budgettool worden opgenomen. Het is essentieel dat de benodigde personele inzet voor elk project zorgvuldig wordt afgestemd op de beschikbare formatie. Daarnaast is een heldere en overzichtelijke rapportage onmisbaar om een volledig beeld te krijgen van alle subsidies en de bijbehorende personeelsinzet.

Wanneer een organisatie buiten de gebaande paden treedt, vraagt dit om een fundamentele aanpassing die een standaard begrotingstool of een spreadsheet vaak niet kan ondersteunen. Deze complexe situaties zullen in de toekomst steeds vaker voorkomen, waardoor organisaties vastlopen in verouderde tools en processen.

XLReporting biedt daarin dé oplossing voor dit type budgettering, waar naast standaardmodellen ook flexibele invoermodellen en berekeningen mogelijk zijn. Onze tool is ontworpen om zelfs de complexe subsidiebudgetten eenvoudig en gebruikersvriendelijk vorm te geven. Hierdoor kan de organisatie snel en efficiënt aan de slag met het beheren en rapporteren van subsidieprojecten, zonder gedoe. Wil je daar meer over weten, neem dan contact op met één van onze begroting –en rapportages experts.

Zoek een blog

Home |