Ontdek de Kracht van Dimensies in je Rapportages

Edgar de Wit

Veel bedrijven hebben meerdere “dimensies” binnen hun bedrijfsvoering, maar zijn niet in staat hun resultaten te analyseren. Voorbeelden hiervan zijn: productgroepen, landen, verkoopkanalen, divisies, afdelingen enzovoort. Het is lastig om een bedrijf goed te managen wanneer je geen rapportages kunt maken over elk van deze dimensies.

Hoe vind ik mijn dimensies?

De uitdaging is om zinvolle perspectieven op uw bedrijf te vinden en ervoor te zorgen dat je hier eenvoudig over kunt rapporteren.

Neem financiële rapportages als voorbeeld

Een voor de hand liggende dimensie is de nominale rekeningstructuur (ook wel het rekeningschema genoemd) en de afdeling (of kostenplaats). De meeste boekhoudsystemen bieden de mogelijkheid om transacties te boeken op een rekening en afdeling en produceren standaard balansen en winst- en verliesrekeningen per functionele rekening en afdeling. Maar is dat voldoende? Waarschijnlijk niet, omdat de meeste bedrijven extra dimensies hebben. Misschien heeft u meerdere bedrijven? Of productgroepen, verkoopkanalen of klantgroepen?

Rapportagedimensies

Elke transactie of handeling in je bedrijf kan meerdere dimensies hebben. Neem bijvoorbeeld een verkoopfactuur:

1. Aan welke klant is het verkocht?
2. Naar welk land of welke geografische locatie is het product verzonden?
3. Welk product is aan de klant verkocht?
4. Via welk verkoopkanaal is het product verkocht? (bijvoorbeeld online, via een verkoper, via een wederverkoper)
5. Welke verkoper of wederverkoper heeft de verkoop gedaan?

Maak een classificatie en groepering

Als je deze dimensies hebt gedefinieerd, is het belangrijk om na te denken over een goede classificatie en aggregatie (groepering). Je kunt bijvoorbeeld je klanten indelen in klantgroepen, en hetzelfde doen voor je producten. Hoe handig is het als je rapporten kunnen samenvatten op klantgroepen, en dat je vervolgens kunt inzoomen op individuele klanten?

Hieronder staat een voorbeeld van een rekeningschema, waarin elke rekening wordt samengevoegd in een klasse en categorie. Zo kun je rapporten op geaggregeerd niveau draaien, terwijl je ook kunt inzoomen op individuele rekeningen:

Wat meet ik?

De meeste standaardrapporten tonen alleen bedragen. Maar dat is toch niet de enige nuttige maatstaf in je bedrijf? Wat dacht je van productaantallen, gewerkte uren of het aantal verkooptransacties? De gegevens die je kunt kwantificeren en meten, worden meestal “metrics” genoemd. Als dimensies de perspectieven op je bedrijf zijn, dan zijn metrics wat je meet binnen elk van deze dimensies.

Een korte samenvatting

Je kunt de volgende stappen volgen:

• Identificeer de dimensies in je bedrijf.
• Creëer een classificatie en groepering voor elke dimensie.
• Definieer je metrics.
• Bouw dimensies in je gegevens.

De meeste boekhoudsystemen bieden de mogelijkheid om transacties te boeken op een afdeling (of kostenplaats) naast de nominale rekening. Sommige systemen maken dit zelfs iets flexibeler. Zo heeft Xero bijvoorbeeld zogenaamde trackingcategorieën. Je kan tot 2 categorieën gebruiken en voor elke categorie de naam en een lijst met waarden configureren.

Bijvoorbeeld: je kan trackingcategorie 1 gebruiken voor afdeling en trackingcategorie 2 voor verkoopkanaal. Zo kan je bij het invoeren van transacties boeken op rekening, afdeling en verkoopkanaal.

Maar Xero biedt geen uitgebreide ingebouwde rapportages op deze trackingcategorieën. Daar komt XLReporting om de hoek kijken. XLReporting is volledig configureerbaar, kan verbinding maken met Xero om je gegevens op te halen en kan krachtige rapporten en modellen produceren.

Conclusie

Voor optimale rapportages moet u uw dimensies identificeren, een goede classificatie opstellen en uw metrics definiëren. En het allerbelangrijkste: gebruik een krachtig rapportageplatform om inzicht te krijgen in uw bedrijfsvoering.

Met XLReporting kan je verbinding maken met je brongegevens en rapporten en modellen definiëren met slechts enkele klikken.

Laat me of er nog aanpassingen nodig zijn!

Zoek een blog

Home |