Bottom-up begroten werkt beter dan top-down

Johan Smith

---

Voor veel organisaties voelt het jaarlijkse budgetproces nog steeds als een ouderwets doorgeefspelletje.

De financiële afdeling maakt een model, het management bepaalt de doelen, en ergens halverwege krijgt de rest van het bedrijf “hun cijfers” toegestuurd, cijfers waar ze weinig inspraak in hadden, maar wél verantwoordelijk voor moeten zijn. Deze klassieke top-down benadering lijkt misschien efficiënt, maar in de praktijk leidt het vaak tot miscommunicatie, frustratie en gebrek aan betrokkenheid.

Gelukkig is er een alternatief: activity-based, bottom-up begroten.

Wat er mis is met top-down begroten

Top-down budgeting komt voort uit een traditionele manier van organiseren, waarbij beslissingen centraal worden genomen en van bovenaf worden opgelegd. Management stelt de richtlijnen op en verspreidt die vervolgens naar de rest van de organisatie.

Het grote probleem? Het gaat ervan uit dat degenen die het verst van de uitvoering afstaan, de beste inzichten hebben. En dat is zelden zo.

• Het negeert de dagelijkse praktijk en operationele realiteit.
• Het houdt onvoldoende rekening met verschillen tussen teams, afdelingen of markten.
• Het creëert afstand en gebrek aan eigenaarschap.

In het slechtste geval wordt begroten een eenrichtingsverkeer: finance schat, het management gokt, en de rest probeert er maar het beste van te maken.

De voordelen van bottom-up begroten

Bottom-up budgeting draait dat proces om. In plaats van cijfers op te leggen, worden budgethouders actief betrokken. Zij bouwen hun begroting op basis van wat ze werkelijk van plan zijn, gekoppeld aan concrete activiteiten. Het resultaat? Een plan dat klopt én gedragen wordt.

Waarom dit werkt:

1. Betere nauwkeurigheid

Als afdelingen hun eigen cijfers opstellen, gebaseerd op echte plannen, aannames en kosten, krijg je een begroting die de werkelijkheid weerspiegelt. De salesafdeling kent hun pipeline. De operatie weet wat haalbaar is. Marketing weet welke campagnes ingepland staan.

Je rekent met praktijkkennis, niet met aannames van bovenaf.

2. Meer betrokkenheid en verantwoordelijkheid

Wie meewerkt aan het opstellen van het budget, voelt zich er automatisch verantwoordelijk voor. Het wordt niet zomaar een target, maar een plan waar je achter staat.

Dat leidt tot meer eigenaarschap: teams volgen hun prestaties op, sturen bij waar nodig en voelen zich mede-eigenaar van het resultaat.

3. Meer inzicht in wat écht telt

Activity-based budgeting dwingt teams om stil te staan bij het waarom achter hun uitgaven: wat willen we bereiken, en hoe sluit dat aan op onze doelen?

Voor het management betekent dit beter inzicht in wat er speelt, waar de kansen liggen, en welke activiteiten waarde toevoegen.

4. Meer flexibiliteit en strategische sturing

Door van onderaf te begroten, kun je makkelijker scenario’s draaien, prioriteiten aanpassen en snel schakelen. Wil je besparen? Dan weet je meteen wat het effect is. Wil je investeren? Dan zie je wat het oplevert.

Begroten wordt zo een strategisch stuurmiddel, in plaats van een controle-instrument.

Technologie als versneller

Bottom-up budgeting kan misschien complex lijken, zeker in grotere organisaties. Maar met de juiste tools wordt het juist overzichtelijk.

Bij XLReporting hebben we ons platform speciaal ontworpen om dit proces te ondersteunen. Elke budgethouder krijgt een eigen invulmodel, terwijl finance volledige controle en overzicht behoudt.

• Aangepaste invoerschermen
• Duidelijke workflows
• Versiebeheer en controle
• Real-time consolidatie en rapportages

Kortom: decentrale input, en centrale grip.

Tot slot

Top-down begroten hoort thuis in het verleden. In een wereld die sneller verandert dan ooit, heb je een planning nodig die gedragen wordt door het hele bedrijf.

Geef je mensen de ruimte én de middelen om hun cijfers zelf te beheren. Wat je daarvoor terugkrijgt? Betere inzichten, slimmere beslissingen en een organisatie die echt vooruitkijkt.

Curious how XLReporting can help you? Let’s talk.

← Back to home

Zoek een blog

Home | 

Op onderwerp | Op titel | Op auteur | Op datum