Budgetteren in tijden van krimp

Petra Weisenborn

Het opstellen van een begroting is niet alleen een wettelijke verplichting voor een onderwijsinstelling, maar ook een essentieel hulpmiddel voor goed financieel beheer. Onderwijsinstellingen zijn door de overheid verplicht om een sluitende begroting voor de komende vier jaar op te stellen en deze tijdig voor te leggen.

Daarnaast biedt een begroting houvast voor het huidige jaar, omdat het inzicht geeft in de beschikbare middelen en helpt om financiële doelen te behalen.

In veel gevallen wordt een begroting opgesteld op basis van jaarbedragen, waarbij de rijksbijdrage afhankelijk is van het aantal studenten. Dit aantal wordt gemeten op 1 oktober van het voorgaande jaar en op basis daarvan doorgetrokken in een groeiscenario. Deze aanpak werkt goed zolang de studentenaantallen stabiel blijven.

Hoe je loonkosten beheert bij een afname van studenten

Als er echter een daling van het aantal studenten wordt verwacht, is het cruciaal om extra aandacht te besteden aan je begroting. Loonkosten vormen ongeveer 80% van de totale kosten, wat betekent dat het essentieel is om je personeelsformatie af te stemmen op het aantal studenten.

Bij het aanpassen van de formatie moet je niet alleen kijken naar personeel in vaste dienst, maar ook naar de inhuur van extern personeel. Voor een effectieve planning van externe krachten is het verstandig om gebruik te maken van een vaste gemiddelde personeelslast (GPL). Dit maakt het mogelijk om het aantal FTE om te rekenen naar euro’s, wat meer grip geeft op de kosten.

Daarnaast blijft de ontwikkeling van de loonkosten een belangrijk aandachtspunt. Het is van groot belang om ervoor te zorgen dat de loonkosten in het begin van het jaar onder het budget blijven, omdat in augustus periodieken worden toegekend die de loonkosten in de laatste maanden van het jaar aanzienlijk kunnen verhogen.

Hoe kun je je formatie scenario's verbeteren?

Bij het inschatten van je verwachte rijksbijdragen voor het begrotingsjaar, is het belangrijk om niet alleen de studentenaantallen per 1 oktober van het voorgaande jaar mee te nemen, maar ook het verwachte aantal studenten per 1 oktober in het lopende begrotingsjaar. Door deze vooruitziende blik krijg je een accurater beeld van de toekomstige financiering.

Online tools zoals Scenariomodel PO en Scenariomodel VO helpen je om te voorspellen hoe je onderwijsinstelling de komende jaren zal groeien of krimpen. Deze tools geven inzicht in de verwachte leerlingenaantallen en de bijbehorende impact op de rijksbijdragen.

Daarnaast is het aan te raden om verschillende formatie scenario's door te rekenen. Denk hierbij aan variaties in personeelsbezetting (zowel vast als tijdelijk personeel) en externe inhuur. Zo kun je anticiperen op veranderende omstandigheden en voorkomen dat je begroting uit balans raakt bij fluctuaties in studentenaantallen.

Door deze scenario’s regelmatig te evalueren en bij te stellen, zorg je ervoor dat je personeelsformatie optimaal is afgestemd op de financiële realiteit en de behoeften van je organisatie.

Essentiële elementen voor een nauwkeurige begroting en prognose

Het beste resultaat bereik je met een begrotingstool die je een helder overzicht biedt van het verloop van de formatie door de maanden heen. Deze tool moet onderscheid kunnen maken tussen vast personeel en inhuur, zodat je goed voorbereid bent op het begin van het jaar.

Voor een betrouwbare prognose en begroting zijn de volgende onderdelen essentieel:

• Studentenaantallen: Zowel de actuele studentenaantallen van 1 oktober van het voorgaande jaar als de verwachte aantallen voor het begrotingsjaar.
• Rijksbijdragen: Berekeningen gebaseerd op het aantal studenten en groeiscenario's voor de komende jaren.
• Personeelsformatie: Inzicht in de formatie voor zowel vast personeel als externe inhuur, afgestemd op de verwachte studentenaantallen.
• Gemiddelde personeelslast (GPL): Gebruik van een vaste GPL om externe personeelskosten om te rekenen naar euro’s, zodat je volledige controle houdt over loonkosten.
• Loonkostenplanning: Verdeling van loonkosten over het jaar, waarbij rekening wordt gehouden met periodieken in augustus die extra kosten kunnen veroorzaken.
• Externe inhuur: Een duidelijke planning en controle van externe inhuur, zodat deze kosten goed voorspelbaar en beheersbaar zijn.
• Managementrapportages: Inzichtelijke rapportages om de realisatie voortdurend te vergelijken met de oorspronkelijke begroting.
• Scenario-analyse: Het doorrekenen van verschillende scenario's, zoals krimp in studentenaantallen, om de impact op de begroting en personeelsformatie te begrijpen en hierop tijdig te anticiperen.

Een geïntegreerde tool zoals XLReporting is onmisbaar om al deze elementen samen te brengen in één overzichtelijk systeem. Hiermee kun je niet alleen nauwkeurige prognoses maken, maar ook de realisatie eenvoudig vergelijken met je begroting. Zo blijft je organisatie financieel op koers, zelfs in tijden van krimp.

Wil je weten wat XLReporting voor jullie onderwijsinstelling kan betekenen? Boek nu een vrijblijvende demo en ontdek hoe onze tool jouw begrotingsproces kan versterken.

Zoek een blog

Home |